3 žingsniai, padėję mūsų komandai prisitaikyti prie COVID

Paulius Nagys - Adeo Web Co-Founder

Paulius, Co-founder

Nuo mano pirmojo laiško kolegoms, informuojančio apie karantino pradžią Lietuvoje praėjo lygiai 192 dienos. Viena vertus, dirbdami IT srityje ir e-komercijoje esame tarsi privilegijuoti, nes tokiu metu galime jaustis pakankamai saugūs – visas sąlygas dirbti turime, o daugeliui fizinių verslų prekyba internetu tapo pagrindiniu veiklos varikliu. Kita vertus, visuotinė nežinomybė trenkė per galvą visiems vienodai ir nežinome, kas nutiks rytoj.

Kiekviena komanda šią situaciją išgyveno skirtingai, o nežinia dėl ateities vis dar nėra pilnai išsisklaidžiusi. Vis dėlto, nuo pirmosios Covid bangos praėjus jau pusmečiui, galime atsisukti atgal ir padaryti šiokias tokias išvadas. Prieš keletą dienų reflektavau, kaip mes su Adeo Web komanda visą šį laiką reagavome į besikeičiančias pasaulio taisykles. Pasidalinsiu praktinėmis mintimis ir čia, tikiu, kad surasite bendrų taškų.

Pirmiausia – situacijos analizė

Ko gero dažnoje nežinios situacijoje prasmingiausias veiksmas – aplinkos stebėjimas. Taip ir čia, pirmiausia sekėme vietinių verslo gigantų ir pasaulinių lyderių veiksmus darbo sąlygų klausimu, stebėjome besikeičiančia biuro pastatų situaciją ir sekėme savo komandos pulsą.

Vien stebėjimo nepakanka, tad pradėjome proaktyviai bendrauti su partneriais ir burti verslo bendruomenę, kur dalintumėmės gerosiomis praktikomis bei kylančiomis idėjomis. Čia, beje, gimė B2BStorm renginys, kurį tęsime ir toliau.

Nemažu atspirties tašku adaptuojantis prie naujosios realybės tapo nuotolinio darbo patirtis. Jau kelis metus turime nutolusius ofisus Čikagoje ir Stokholme. Ten dirba mūsų kolegos Joe, Ronas, Lisa ir kiti, su kuriais bendraujame nuotoliniu būdu jau ilgą laiką, todėl turime susiformavusius darbo modelius, kuriuos galėjome pritaikyti čia, Lietuvoje.

Pagrindiniai įgyvendinti veiksmai

Skyrus pakankamai laiko aktyviam stebėjimui ir sudėliojus veiksmų planą, ėmėmės lėtų, tačiau užtikrintų sprendimų. Žinoma, net ir po pusmečio vis dar esame gyvoje transformacijos stadijoje, kur nuolat klausomės, reaguojame ir keičiamės. Vis tik, pagrindinius pokyčius, su kuriai susiduriame viduje galima išskirti į šias kategorijas:

  • Dirbame su kolegomis iš kitų Lietuvos miestų. Tapome gerokai atviresni nutolusiems komandos nariams. Mūsų biuras visuomet buvo Kaune, tad natūralu buvo ir kolegų ieškoti čia. Visgi, šiandien turime nuolat dirbančių ir iš Vilniaus, Kupiškio ir kitur. Šiems žmonėms prireikus prasiblaškyti, ieškome sprendimų, leidžiančių surasti efektyvią darbo vietą už namų slenksčio (pvz, įrengėme hotdesk'ą Green Hall Vilnius). Nuo karantino pradžios praėjus vos savaitei jau turėjome pirmąjį darbuotoją savo istorijoje, kuris pilną samdymo procesą praėjo nuotoliniu būdu. Suskaičiavau, kad šiandieną ofise nuolat dirba 25 kolegos, iš namų 9, o hibridiniu modeliu – 8 žmonės.
  • Galvojame apie visai kitokį biuro išdėstymą. Vis labiau krypstame prie hibridinių darbo vietų, kurios tampa aukso viduriu tarp tradicinės erdvės ir nuotolinio darbo. Anksčiau buvusias tokiomis populiariomis atvirąsias erdves dabar deriname su uždarais kabinetais. Įrenginėjame hotdesk tipo vietas, kurios leidžia visas reikalingas priemones turėti po ranka, tereikia prijungti savo laptop’ą.
  • Aktyviau komunikuojame viduje ir stebime kolegų jauseną. Šiuo metu ypač stengiamės užtikrinti, kad kiekvieną darbuotoją pasiektų informacija apie procesus įmonės viduje. Paprasčiausia to forma – history logas: kas įvyko, ties kuo dirbama, su kokiais sunkumais susiduriame, kodėl imamės vienokių ar kitokių veiksmų, priežastingumas ir kt. aspektai, kuriuos pravartu žinoti kolegoms. Taip pat dalinomės praktine informacija apie nuotolinio darbo metodus. Karantino laikotarpiu stengiausi kolegoms parašyti bent po vieną informatyvų laišką per savaitę. Šiandien siunčiame mėnesinį Pulsometrą, kur detaliai kalbame apie įmonės pajams, išlaidas, klientus, kolegas ir pamokas.

Viena iš esminių taisyklių, kurios teisingumu per karantiną galėjau įsitikinti dar kartą: kriziniais laikais vadovai turi komunikuoti dešimt kartų daugiau nei komunikuoja paprastai. Tik žymiai išaugusi komunikacija leidžia išlaikyti tvarius ryšius su komandos nariais, kurie fiziškai pasiliko namuose. Itin džiaugiuos, kad komandoje yra labai iniciatyvių žmonių, tad komunikacijos būtą įvairiomis formomis ❤️

Pats pajaučiau, kad fiziškai izoliuotas nuo komandos tapau daug produktyvesnis, o per tuos tris mėnesius sumušiau bet kokius savo karjeros efektyvumo rodiklius. Trumpalaikėje perspektyvoje tai pasirodė kaip didžiulis laimėjimas, bet, kaip liaudies patirtis byloja, lazda visuomet turi du galus.

Lubas pramušantis produktyvumas

Kiekvienoje situacijoje reikia įžvelgti kažką pozityvaus, todėl ir apie pandemijos įtaką negalime kalbėti tik negatyviai. Išvydome turbūt kiekvieną įmonę džiuginantį pokytį – akivaizdžiai pakilo komandos produktyvumas. Tiesa, didžiaja dalimi tam įtaką padarė ne vidiniai veiksniai, o išoriniai. Kadangi gaminame ne lėktuvus, o dirbame e-prekybos srityje, turėjome didžiulį kiekį darbų: programuotojai kūrė didesnės apimties funkcionalumus, vadybai pavyko mažiau važinėti, bet gerokai daugiau bendrauti su klientais bei vidinėmis komandomis, marketingas organizavo daugiau kampanijų ir komunikavo dažniau nei įprastai.

Pats pajaučiau, kad fiziškai izoliuotas nuo komandos tapau daug produktyvesnis, o per tuos tris mėnesius sumušiau bet kokius savo karjeros efektyvumo rodiklius. Trumpalaikėje perspektyvoje tai pasirodė kaip didžiulis laimėjimas, bet, kaip liaudies patirtis byloja, lazda visuomet turi du galus.

Aukšto produktyvumo rezultatas – ne visuomet teigiamas

Kalbant atvirai, po šio intensyvaus laikotarpio pajutau tokį nuovargį, kokio dar nesu patyręs. Karantinui pradėjus laisvėti ir po truputį grįžtant į biurą pamatėme, kad aukštas tempas paveikė ne mane vieną – bendras komandos nuovargis buvo aiškiai juntamas. 

Darbui iš namų reikia be galo didelės drausmės valdant savo laiką. Jei darbo kiekis yra padidėjęs, įsitraukimas į projektus ir požiūris į klientą aukštas, tuomet gauname labai rimtą „kokteilį“. Kaip ir kiekvienas stiprus gėrimas, rytojaus ryte šis gali sukelti nemenkas pagirias. Trumpuoju laikotarpiu - visi laimingi, ilgoje perspektyvoje tai neatneša gerų rezultatų ir gąsdina perdegimu. Manau per šį laiką gavome ir nemažai skaudžių pamokų iš žmogiškųjų išteklių srities. Na, bet apie tai plačiau papasakosiu kitoje serijoje, kai COVID bus pažabotas 100%

Naujas taisykles rašome visi kartu

Atsigręžus į audringą pavasario pradžią, suprantu, kad mūsų srityje pasaulis nesugriuvo. Veikiau priešingai – el. komercija klesti ir per keletą mėnesių kai kuriose rinkose (pvz., JAV) jos apimtys paaugo tiek, kiek per pastaruosius 10 metų. Tai, žinoma, irgi turi savo iššūkių, tačiau žvelgiant į tai, kaip proaktyviai kolegos įsitraukė kurdami darbo principus pirmosios COVID bangos neapibrėžtume, tikiu, kad atlaikysime ir ateinančias audras.

Kaip minėjau anksčiau, tokiose netikėtose situacijose ypač padeda bendruomeniškumas, todėl būtų įdomu išgirsti ir apie jūsų komandų transformacijas COVID akivaizdoje.

Paulius Nagys - Adeo Web Co-Founder

Paulius, Co-founder

Verslo ir dviračių entuziastas, prieš daugiau nei dešimtmetį įkūręs „Adeo Web“.